Smart Homeoffice: 5 Tipps fürs virtuelle Teammeeting

Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst stellen Teams vor ganz neue Herausforderungen: Wenn nicht jeder mit am Tisch sitzt, müssen die regelmäßigen Teammeetings neu gedacht werden. Voice-over-IP (VoIP) machts möglich: Durch die Internettelefonie können alle Teammitglieder an den digitalen Tisch geholt werden. Damit das virtuelle Meeting auch erfolgreich wird, gibt es fünf Tricks, die es zu befolgen gilt.

Home Office, © Viarami / www.pixabay.de
Home Office, © Viarami / www.pixabay.de

Mit VoIP Teammeetings erfolgreich abhalten

Für viele Unternehmen ist die Digitalisierung eine große Chance, weil sie Arbeitsprozesse neu und effizienter gestaltet. Vor allem Teams, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten, kommen über die Internettelefonie problemlos zusammen.

Beliebte Plattformen für Video- und Internettelefonie sind Discord, Skype oder auch Microsoft Teams. Gerade letzteres hat sich im Unternehmenskontext bewährt, die meisten Firmen setzen auf die Cloud-Lösung des Computergiganten, der in Hamburg gleich zwei Standorte hat.

Einen einzigen Haken hat die smarte Onlinelösung allerdings: Die meisten Teilnehmenden empfinden Onlinemeetings als sehr anstrengend. Das liegt vor allem daran, dass es größerer Anstrengung bedarf, die Distanz zu anderen Teilnehmenden im virtuellen Meeting zu überbrücken. Von Angesicht zu Angesicht bekommt man ein Gefühl für den Raum: Man merkt, wann Schweigen unangenehm wird, welche Stimmung in der Gruppe gerade herrscht und es ist Raum für Smalltalk. Onlinerunden tun sich hier schwerer: Dadurch, dass jeder vor seinem eigenen Bildschirm sitzt, ist es schwieriger, wahrzunehmen, ob gerade Platz für lockere Unterhaltungen ist. Auch ist es für jeden weniger einfach, die Initiative im Gespräch zu übernehmen. Während man sich im Live-Gespräch per Augenkontakt und Handzeichen einigen kann, wer ggf. zuerst spricht, stellt die technische Lösung eine zusätzliche Hürde da, wenn sich Tonspuren überlagern. 

Um technische Schwierigkeiten zu vermeiden und auch im Fall mehrerer Sprecher kein unschönes Rauschen zu vernehmen, ist ein gutes VoIP-System unerlässlich. Für die Gesprächsführung kommen nun fünf Tipps für virtuelle Teammeetings.

Die besten Tipps für Onlinekonferenzen

Von einheitlichen technischen Voraussetzungen bis zur auflockernden Blitzlichtrunde – so meistern Sie Teammeetings im digitalen Raum.

Tipp Nr. 1: Schaffen Sie gleiche Voraussetzungen!

Damit Gespräche und das gemeinsame Arbeiten nicht ständig durch Knacken, Rauschen oder Gesprächsabbrüche unterbrochen werden, sollten Sie zunächst dafür sorgen, dass alle die gleichen technischen Voraussetzungen haben. Arbeiten alle mit Firmenlaptops, sollte das kein Problem sein. Wird am eigenen Gerät gesprochen, sollte eine Software zur Verfügung stehen, die sowohl auf Microsoft- als auch auf Apple-Geräten gleichermaßen funktioniert.

Darüber hinaus sollten Sie vor jedem Meeting wieder eine Einladung versenden, die auch konkrete Anleitungen für die Einwahl in die Onlinekonferenz enthält. Gerade, wenn die Zusammenkünfte in größeren Abständen stattfinden, sind so alle Teilnehmer immer wieder im Bilde über das technische Vorgehen.

Tipp Nr. 2: Bieten Sie einen gemeinsamen Fokus an.

Der beste Tipp für virtuelle Teammeetings ist wohl das Live-Protokoll. Entweder der Moderator selbst oder eine dazu auserkorene Teilnehmerin teilt hierbei den eigenen Bildschirm für alle sichtbar und tippt das Gesagte mit. Dies hat mehrere Effekte: Alle Teilnehmenden konzentrieren sich auf das Geschehen auf dem geteilten Bildschirm. So hat die Gruppe einen gemeinsamen Fokus und einzelne lassen sich schwieriger ablenken. Außerdem bekommen diejenigen, die sich an der Diskussion beteiligen, durch das Mitschreiben das Gefühl der Relevanz. Gerade in Onlinerunden herrscht große Unsicherheit darüber, ob das Gesagte bei der Gruppe angekommen ist. Das Live-Protokoll dokumentiert jeden Redebeitrag und gibt damit Sicherheit. Außerdem geht am Ende des Meetings nichts verloren.

Tipp Nr. 3: Bewahren Sie die Kommunikationsetikette.

Für virtuelle Teammeetings gilt dasselbe wie für Runden, in denen man sich gegenübersitzt: Niemand wird unterbrochen, einer spricht nach dem anderen. Außerdem ist es immer ein schöner Zug, sich aufeinander zu beziehen und so zu zeigen, dass man das zuvor Gesagte gehört hat. Viele VoIP-Programme besitzen die sogenannte Handzeichen-Funktion, die allen in der Runde zeigt, wer als nächstes sprechen möchte. Diese Funktion zu nutzen bringt System in das Gespräch.

Tipp Nr. 4: Behalten Sie die Uhr im Blick!

Gerade bei virtuellen Teammeetings liegt die Würze in der Kürze. Scheuen Sie sich nicht, endlose Diskussionen abzukürzen oder zu vertagen.

Tipp Nr. 5: Überbrücken Sie die Distanz.

Um die Runde gemeinsam abzuholen, haben sich sogenannte Blitzlicht-Runden bewährt. Dabei stellt die Moderatorin eine Frage und reihum trägt jeder einzelne Teilnehmer kurz bei, was ihm spontan dazu einfällt. So bekommen alle genug Raum, um sich einzubringen, ohne dass Platzhirsche das Gespräch an sich reißen können. Außerdem lockert es die Stimmung auf und macht alle mit dem Gefühl des virtuellen Meetings vertraut.

Virtuelles Teammeeting – aber sicher!

Ein grundsätzlicher Hinweis zu virtuellen Teammeetings ist der auf die Datensicherheit. Gerade im Unternehmenskontext werden die digitalen Runden auch zum Austausch von Daten, Kundeninterna und ähnlich vertraulichen Sachverhalten genutzt. Umso wichtiger ist es, dass die digitale Kommunikation sorgfältig verschlüsselt ist.

Viele Hamburger Firmen nutzen zu diesem Zweck die eigene Cloud-Telefonanlage, die über höhere Sicherheitsstandards verfügt als Open Source Programme. Aber auch hier müssen Passwörter genutzt werden und alle Teilnehmenden sollten authentifiziert werden. Wer sichergehen will, dass die digitale Kommunikation nicht zum Einfallstor für Cyberkriminelle wird, kann das System mit einem Penetrationstest auf Herz und Nieren testen. Dabei werden gängige Hackingmethoden angewandt, um Schwachstellen aufzuzeigen. 

Werden die oben genannten Tipps beherzigt und ist das System sicher verschlüsselt, steht dem Teammeeting 2.0 nichts mehr im Wege.

Foto: © Viarami / www.pixabay.de

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