Neue Arbeitswelt – das Büro 4.0

Flexibilität, bessere Kommunikation und enge Zusammenarbeit, trotzdem hohe Mitarbeiterzufriedenheit: Das Büro 4.0 steht vor echten Herausforderungen. Wie lassen sich Agilität und Flexibilität, Digitalisierung und der Wunsch nach Homeoffice miteinander kombinieren?

Buero 4.0, © iStock.com/fizkes
Buero 4.0, © iStock.com/fizkes

In der modernen, neuen Arbeitswelt gibt es keine Großraumbüros mit 20, 50 oder mehr Schreibtischen auf engstem Raum mehr. Die Büros müssen zwar effizient sein, aber Effizienz ist schon seit einigen Jahren gleichbedeutend mit Mitarbeiterzufriedenheit. Denn eine Belegschaft, die sich wohlfühlt und konzentriert abrbeiten kann, ist produktiver und damit effizienter als ein möglichst kostengünstig gestalteter Mitarbeiter-Verwahrraum. Aber wie genau sehen die Anforderungen an das Büro 4.0 aus, und wie lasse sie sich umsetzen?

Keine Standardlösungen möglich

Büros sind in Zukunft flexibel und werden immer wieder neu definiert. In sogenannten flexiblen Offices werden unterschiedliche Bürogrößen bei Bedarf neu zusammengestellt, sodass immer passgenau die geforderten Arbeitsbereiche entstehen. Dazu ist eine flexible Büroeinrichtung mit rollbaren Tischen und Trennwänden sowie Telefonkabinen nötig.

Projekte ändern sich, die Anzahl der beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen variiert. Das muss ein flexibles Büro mitmachen. Bevor Firmen sich vergrößern oder verkleinern, zusätzlichen Büro anmieten, sollte also immer überlegt werden: Was ist denn mit dem vorhandenen Raum eigentlich möglich? Büro mieten in Hamburg der anderen größeren Städten ist schließlich nicht so einfach, der zur Verfügung stehende Raum ist begrenzt und dazu noch kostenintensiv.

Geteilte Freude ist doppelte Freude - geteilter Schreibtisch sorgt für Ordnung

Nicht alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sich mit Desk-Sharing anfreunden. Wer täglich an einem anderen Schreibtisch arbeitet, kann seine geliebte Topfpflanze, das Foto von der Familie und den ganzen Kleinkram nur unter größerem Aufwand am Schreibtisch unterbringen. Trotzdem ist Desk-Sharing ein Modell mit Zukunft. Denn künftig wird immer nur ein Bruchteil der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Büro anwesend sein. Cloud-Working, VPN und mobile Endgeräte machen Remote Work zu einer echten Option.

Die im Büro vorhandenen Schreibtische werden deshalb immer wieder von anderen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen genutzt. Das hat weitere Vorteile. Es muss nicht mehr für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin ein komplett ausgerüsteter Schreibtisch mit allen Geräten zur Verfügung stehen – denn es werden nie alle Anwesenden alle Geräte benötigen.

Büroraum flexibel dazumieten

Gerade in größeren Städten ist zusätzlicher Büroraum zwar eine kostenintensive Angelegenheit. Aber wenn für ein besonderes Projekt zusätzliche Arbeitsplätze benötigt werden, gibt es auch dafür eine Lösung. Zahlreiche Tagungszentren, Hotels und ähnliche Unternehmen stellen Arbeitsplätze und Büros, Empfangsräume und Konferenzzimmer auf täglicher, wöchentlicher und monatlicher Basis zur Verfügung.

Über Co-Working Arbeitsplätze in den Städten wird dieses Angebot ergänzt. So können Firmen einen temporären Standort für zwei Wochen, drei Monate oder viereinhalb Jahre genau dort unterhalten, wo das jeweilige Projekt es gerade erfordert. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten vor Ort, nicht am Firmenstandort. Auch das ist erst durch die zunehmende Digitalisierung inklusive Cloud-Services möglich geworden.

Büro 4.0 als Horrorszenario?

Keine festen Teams, sondern projektbasiertes Arbeiten – das assoziieren viele Menschen mit befristeten Arbeitsverträgen und sozialer Unsicherheit. Schon in den Jahren 2020 und 2021 wurden die Ängste einer totalen Überwachung durch den Arbeitgeber im Homeoffice unüberhörbar. Mit zunehmender Verlegung auf mobiles Arbeiten werden die Technologien zur Überwachung von Arbeitskräften auch weiter ausgebaut. Müssen wir künftig fürchten, dass unser Wohnzimmer während der Homeofficephase vom Arbeitgeber überwacht wird, dass der Chef die Bewegungsdaten des Firmenhandys überprüft?

Vermutlich werden einige Arbeitgeber weiterhin auf eine möglichst engmaschige Überwachung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen setzen, während andere auf größtmögliche Freiheit setzen. Das Büro 4.0 wird also nur dann zum Horrorszenario, wenn wir das zulassen.

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