Entlassen und einstellen – gleichzeitig. Kein Widerspruch, vielmehr Realität in vielen Unternehmen

Der Rückgang der Erwerbsbevölkerung, technologische Umbrüche und neue Geschäftsmodelle verändern den Qualifikationsbedarf schneller als je zuvor. Arbeitsplätze verschwinden, neue entstehen. Die eigentliche Herausforderung liegt dabei in der Diskrepanz zwischen den vorhandenen und den heute und perspektivisch benötigten Kompetenzen. Insgesamt entwickelt sich dieses Qualifikationsparadox zu einer zunehmend strategischen, aber auch kommunikativen Hürde, wobei traditionelle Antworten nicht mehr alle offenen Fragen beantworten.

Das Paradox und sein Auslöser: Wenn Automatisierung auf Fachkräftemangel trifft

Hinter dem gleichzeitigen Aufkündigen und Einstellen von Personal stehen zwei Dynamiken, die Betriebe immer mehr unter Druck setzen. Zum einen verändern Automatisierung, Digitalisierung und künstliche Intelligenz ganze Aufgabenbereiche oder ersetzen sie vollständig. Zum anderen treten geburtenstarke Jahrgänge in den Ruhestand und scheiden aus dem Arbeitsmarkt aus.

Besonders betroffen sind Tätigkeiten in administrativen Bereichen von Finance und Personal sowie in der Sachbearbeitung (Ein-/Verkauf, Kundenservices, Logistik) und der Produktion, da die dort primär zu verrichtenden Tätigkeiten zunehmend durch Software ersetzt werden. Zeitgleich bleiben Stellen in der IT, in MINT-Berufen (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik), aber auch in der Pflege und in Servicebereichen (Hotellerie, Restauration, Dienstleistungen zur Aufrechterhaltung der Infrastruktur (ÖPNV, Ver-/Entsorgung, Wartung)) schwer zu besetzen. Die Folge ist, dass teilweise sogar in ein und demselben Unternehmen zeitgleich in einer Abteilung Arbeitsplätze abgebaut werden, während an anderer Stelle Vakanzen zu besetzen sind. Frank Kohl-Boas kennt die Problematiken moderner Arbeitswelten aus verschiedenen Perspektiven. Er blickt auf Karrierestationen bei Google, Coca-Cola, Shell und Unilever zurück und berät heute Konzerne bei komplexen Transformations- und Personalveränderungsprozessen und ist unter anderem als Advisory Partner bei der HR Recruitment & Interim AG tätig. Für ihn erklärt sich das Phänomen des gleichzeitigen Fachkräftemangels bei parallelem Stellenabbau nicht durch einen Managementfehler, sondern vor allem als das Ergebnis eines wirtschaftlichen Wandels.

„Dieser Wandel braucht eine ehrliche Analyse darüber, welche Kompetenzen Wert schaffen und weiterhin gebraucht werden und welche Aufgaben verlagert oder automatisiert werden und damit im eigenen Unternehmen wegfallen. Daran schließt sich die Frage an, wer in welchem Ausmaß fähig und bereit ist, im eigenen Unternehmen neue Fertigkeiten und Kompetenzen zu erlernen. Selbst da, wo ein Umlernen möglich ist, gibt es in Deutschland noch einen sehr hohen sozialen Konsens darüber, was dabei zumutbar ist.“

Warum das alte Restrukturierungsmodell nicht mehr funktioniert

Frühere Restrukturierungen folgten einem klaren Muster: zunächst Personalabbau, dann Stabilisierung und schließlich gezielte Rekrutierung. Dieses Modell ist heute jedoch nur noch begrenzt anwendbar. Zwar reduzieren Firmen Stellen, es steigt allerdings auch der Bedarf an Experten in anderen Bereichen. Unternehmen, die notwendige Einstellungen aufschieben, büßen im Wettbewerb um knappe Talente wertvolle Zeit ein.

Dabei bleibt vielfach ein Effekt unbeachtet, der in der Praxis erhebliche Auswirkungen hat. Zahlreiche Betriebe hätten grundsätzlich Personalbedarf, decken diesen aber bewusst nicht, weil ihnen die wirtschaftliche Unsicherheit zu groß erscheint. Der demografische Druck ist bekannt, die Lücke wächst täglich, und dennoch bleibt der erste Schritt aus.

Ein weiteres Phänomen, das häufig unterschätzt wird: Viele Firmen versuchen zunächst, Personalengpässe innerbetrieblich zu bewältigen. Aufgaben werden neu verteilt, Prioritäten verschoben, und Teams arbeiten über einen längeren Zeitraum am Limit. Kurzfristig kann dieses Vorgehen funktionieren, langfristig resultieren daraus hingegen steigende Belastung, erhöhte Fluktuation und mehr Krankheitsausfälle.

Auch intern senden die Stellenreduzierung und die anhaltende Nichtbesetzung ein Signal. Mitarbeitende interpretieren diese als Zeichen von Unsicherheit, wobei hochqualifizierte Fachkräfte, sofern sie fehlende Stabilität oder unklare Perspektiven wahrnehmen, regelmäßig ihre Konsequenzen ziehen und kündigen.

Zwei Kommunikationsfronten: intern und extern

Das Kommunikationsproblem im Personaldilemma zeigt sich auf zwei Ebenen, die eng miteinander verbunden sind. Innerhalb der Organisation erleben die verbleibenden Mitarbeitenden den Personalabbau unmittelbar im Arbeitsalltag. Kollegen verlassen das Unternehmen, während im selben Moment neue Stellenprofile gebildet werden, die oftmals außerhalb der eigenen Erfahrungen liegen. Ohne eine klare Einordnung durch die Geschäftsführung mündet dies in Verunsicherung.

Vor diesem Hintergrund gewinnen Fragen zur Stabilität und zu den Zukunftsaussichten mehr und mehr an Bedeutung. Insbesondere Fachpersonal, das auf dem Arbeitsmarkt stark gefragt ist, fasst in solchen Situationen schneller einen Wechsel ins Auge.

Extern zeigt sich ein ähnlicher Effekt. Kandidaten vergleichen öffentliche Informationen mit aktuellen Stellenanzeigen. Treffen Hinweise auf Personalreduktion auf eine gleichzeitig wachsende Karriereseite, ergibt sich kein klares Bild, sondern ein vermeintlicher Widerspruch. Verständnis bleibt aus, stattdessen wird die Reputation des Arbeitgebers beschädigt.

Frank Kohl-Boas sieht die Entscheider in der Verantwortung, intensiv und klar zu kommunizieren, welche Kompetenzen warum benötigt werden. Anderenfalls bildet sich schnell bei aktivem externen Rekrutieren ohne nachvollziehbare Zusammenhänge zwischen Stellenab- und -aufbau innerhalb der Firma ein Vakuum. Gefüllt wird es meist nicht durch die Firmenkommunikation, sondern durch den Flurfunk. Auf dieser Basis entwickeln sich aus einzelnen Beobachtungen rasch Mutmaßungen und Spekulationen, die zumeist in ein negatives Gesamtbild münden. Das wirkt sich nachteilig für die bestehende Belegschaft und auch potentielle Kandidaten aus.

Was Unternehmen jetzt konkret anders machen müssen

Der Weg aus dem Dilemma führt nur über Transparenz, sowohl nach innen wie nach außen. Auf den Punkt gebracht heißt das:

• Kompetenzanalyse vor Kommunikationsplan. Zuerst muss klar sein, welche Kompetenzen künftig für das jeweilige Geschäft zentral sind. Diese Analyse bildet die Grundlage für alle Personalentscheidungen. Danach folgen auch etwaige Restrukturierungsmaßnahmen.
• Transparenz als Strategie. Personalreduktion und -aufbau gehören zusammen und sollten auch so kommuniziert werden. Verringerungen der Belegschaft lassen sich nur dann nachvollziehen, wenn sie im Kontext mit neuen Investitionen erklärt werden. Das schafft hausinterne Orientierung und externe Seriosität.
• Zeit zwischen Abbau und Aufbau verkürzen. Die Phase zwischen Stellenabbau und Neueinstellungen bestimmt über die Wettbewerbsfähigkeit. Lange Verzögerungen im Recruiting führen dazu, dass dringend benötigte Fachkräfte an andere Betriebe verloren gehen. Der demografische Rückgang macht dieses Fenster von Jahr zu Jahr enger.

Frank Kohl-Boas fasst dies so zusammen: Die Personalabteilung darf in dieser Situation nicht als reine Abwicklungsfunktion agieren. Gefordert ist eine Rolle als strategischer Übersetzer wirtschaftlicher Entscheidungen. „Wer nur Prozesse verwaltet, verpasst den wesentlichen Moment, zu erklären, dass Restrukturierung und Wachstum kein Gegensatz sind, sondern Teil derselben strategischen Entscheidung.“

Das Paradox als Daueraufgabe

Paralleler Personalabbau und -aufbau werden kein vorübergehendes Phänomen bleiben. Der demografische Wandel, technologische Veränderungen und neue Geschäftsmodelle verankern diese Dynamik dauerhaft in der Unternehmensrealität. Das Personaldilemma entwickelt sich somit zum strukturellen Normalfall moderner Personalarbeit.

Wichtig ist, wie früh Organisationen Stellenab- und -aufbau als gemeinsame Planungsaufgabe verstehen und gestalten. Diejenigen, die beides zusammen denken und klar einordnen, schaffen Orientierung nach innen und Glaubwürdigkeit nach außen. Im Wettbewerb um knappe Fachkräfte entsteht daraus ein klarer Vorteil.

Faktisch vergrößert sich die Kluft zwischen Angebot und Nachfrage auf dem Stellenmarkt weiter. Unternehmen, die lediglich reagieren, verlieren wertvolle Zeit. Das Paradox als Gestaltungsaufgabe zu verstehen, sichert verbindlich Handlungsspielraum.